Je suis auto-entrepreneur, je facture des clients, je dois suivre les paiements, déclarer mon CA, ne pas oublier les relances. Quand j'ai démarré Clearpath, j'ai vite vu que sans système, je passais une heure par jour à fouiller dans Gmail et mes relevés.
J'ai monté ce système pour moi d'abord. Aujourd'hui je le câble pour les freelances et TPE qui veulent récupérer ce temps. Voilà concrètement comment ça marche, étape par étape, avec ce que j'utilise.
Avant de toucher à quoi que ce soit, on regarde votre process actuel pendant une à deux heures. C'est offert. Sans ça, je ne sais pas chiffrer.
Avant : Je rouvrais un vieux devis Word, je le réadaptais ligne par ligne, je vérifiais la numérotation. 30 à 45 minutes pour quelque chose qui devrait être mécanique.
Maintenant : Je décris le besoin à Claude, le devis sort au format Clearpath en deux minutes, je relis, j'envoie. Un Deal s'ouvre dans HubSpot avec le devis attaché. Je sais où il en est sans avoir à m'en souvenir.
Avant : J'envoyais le PDF par mail, j'attendais. Certains clients signaient, certains scannaient mal, certains oubliaient.
Maintenant : Je passe par Yousign. Le client signe depuis son téléphone, le PDF signé revient, HubSpot passe le Deal en « signé », le document est rangé sur la fiche client. Pour Cors'Air Aventure ça aurait gagné trois jours.
Avant : À la signature, j'éditais la facture d'acompte à la main. À la livraison, celle du solde. Pour un forfait mensuel, douze factures par an à éditer.
Maintenant : À la signature, un lien Stripe part avec l'acompte. À la livraison, idem pour le solde. Pour les récurrents, le client signe un mandat SEPA une fois, le prélèvement tourne tout seul. Chaque facture est un Line Item HubSpot sur le bon Deal.
Avant : Je donnais mon IBAN par mail, je vérifiais ma banque tous les deux jours, je relançais quand je n'avais pas confirmation.
Maintenant : Le client paie par carte ou SEPA via le lien. Je vois l'encaissement remonter dans Stripe, HubSpot marque le Deal « payé ». Le virement vers ma banque suit ensuite les délais Stripe, 2 à 7 jours selon le moyen.
Avant : Une facture impayée passait sous le radar, je m'en rendais compte trois semaines après, j'écrivais un mail un peu gêné.
Maintenant : Un Workflow HubSpot rappelle à J+15, J+30, J+45 selon la cadence que j'ai définie. Les emails attendent ma validation finale. Je garde la main sur le ton.
Avant : En fin de mois je reconstituais à la main ce que j'avais encaissé, en fouillant mes mails et mes relevés.
Maintenant : Chaque paiement encaissé alimente mon livre de recettes. HubSpot tient en parallèle un Report « CA encaissé par période ». Mes chiffres sont toujours à jour.
Avant : Je découvrais la veille que l'échéance URSSAF tombait, je recompilais dans l'urgence.
Maintenant : Rappel calendrier avant chaque échéance, le chiffre exact à reporter est prêt. Pour les sociétés assujetties TVA, je fournis le récap des montants collectés, la déclaration elle-même reste du ressort de votre expert-comptable.
Avant : Devis dans Gmail, facture dans Téléchargements, contrat signé dans une pièce jointe oubliée. Quinze minutes pour reconstituer un dossier.
Maintenant : Tout est sur la fiche HubSpot du client. Devis attachés, factures, paiements, emails, prochaines actions. J'ouvre la fiche, je vois l'historique complet en deux secondes.
Lundi matin, trois minutes pour ouvrir HubSpot : CA du mois, factures non payées, prochaine action. Vendredi, dix minutes pour valider les exceptions remontées dans la semaine. Le reste du temps, je travaille sur mes projets clients.
Je suis transparent : tout n'est pas encore en place sur Clearpath, j'avance dessus en parallèle de mes projets clients. À ce jour, HubSpot tourne, le pipeline Cors'Air y est, les tickets de suivi aussi. Stripe Billing et la cadence de relance sont en cours de câblage pour la fin mai. Le système que je décris ici, je le construis pour moi avant de le câbler pour vous. Quand vous me confiez votre admin, vous avez la même logique éprouvée sur mon propre cas.
Vous êtes auto-entrepreneur, TPE, ou jeune société. Vous perdez plus d'une heure par semaine sur votre administratif et vous ne voulez pas embaucher un assistant juste pour ça. Dites-moi où vous perdez le plus de temps. Je vous montre comment je m'en occuperais.
Parler de votre cas