Je suis auto-entrepreneur. Je fais des devis, je facture, je dois suivre les paiements, déclarer mon CA, penser aux relances. Quand j'ai lancé Clearpath, j'ai vite vu le problème : sans système, l'admin me prenait une heure par jour, passée à fouiller Gmail et mes relevés de banque.
Alors j'ai monté ce système pour moi d'abord. Aujourd'hui, je le câble pour les indépendants, artisans et TPE qui veulent récupérer ce temps. Voilà comment ça marche concrètement, étape par étape, avec les outils que j'utilise.
Avant de toucher à quoi que ce soit, on passe une à deux heures ensemble sur votre façon de faire aujourd'hui. C'est offert, et c'est indispensable : sans ça, je ne sais pas chiffrer sérieusement.
Avant : Je rouvrais un vieux devis Word, je changeais les lignes une à une, je vérifiais la numérotation à la main. 30 à 45 minutes pour un document qui devrait sortir tout seul.
Maintenant : Je décris le besoin à mon assistant, il repart de mes anciens devis et de mes prix, et le document sort au format Clearpath en deux minutes. Je relis, j'envoie. Un dossier s'ouvre dans HubSpot avec le devis attaché : je sais toujours où il en est.
Avant : J'envoyais le PDF par mail et j'attendais. Certains signaient vite, d'autres scannaient de travers, d'autres oubliaient complètement.
Maintenant : Le client reçoit un lien Yousign et signe depuis son téléphone. Le PDF signé revient tout seul, le dossier passe en « signé », le document est rangé sur la fiche client. Sur le dossier Cors'Air Aventure, ça m'aurait fait gagner trois jours.
Avant : À la signature, je faisais la facture d'acompte à la main. À la livraison, celle du solde. Et pour un forfait mensuel, douze factures par an à éditer une par une.
Maintenant : À la signature, un lien de paiement Stripe part avec l'acompte. À la livraison, le même pour le solde. Pour le récurrent, le client signe un mandat SEPA une fois et le prélèvement tourne seul. Chaque facture atterrit sur le bon dossier dans HubSpot.
Avant : J'envoyais mon IBAN par mail, je vérifiais ma banque tous les deux jours, et je relançais quand rien n'arrivait.
Maintenant : Le client paie par carte ou SEPA depuis le lien. Je vois l'encaissement arriver dans Stripe, le dossier passe en « payé » tout seul. Le virement vers ma banque suit, 2 à 7 jours selon le moyen de paiement.
Avant : Une facture impayée passait sous le radar. Je m'en rendais compte trois semaines plus tard et j'écrivais un mail un peu gêné.
Maintenant : La relance part à J+15, J+30, J+45, à la cadence que j'ai choisie. Chaque email attend ma validation avant de partir : c'est toujours moi qui décide du ton, jamais un robot qui braque un client.
Avant : En fin de mois, je reconstituais mes encaissements à la main en fouillant mes mails et mes relevés.
Maintenant : Chaque paiement encaissé alimente mon livre de recettes au fil de l'eau. HubSpot tient en parallèle le CA encaissé par période. Quand je veux mes chiffres, ils sont déjà là.
Avant : Je découvrais la veille qu'une échéance URSSAF tombait le lendemain, et je recompilais tout dans l'urgence.
Maintenant : Un rappel tombe avant chaque échéance, avec le chiffre exact à reporter déjà prêt. Pour les sociétés à la TVA, je prépare le récap des montants collectés ; la déclaration elle-même reste chez votre expert-comptable.
Avant : Le devis dans Gmail, la facture dans Téléchargements, le contrat signé dans une pièce jointe introuvable. Quinze minutes pour reconstituer un dossier.
Maintenant : Tout vit sur la fiche client : devis, factures, paiements, emails, prochaine action. J'ouvre la fiche et j'ai l'historique complet sous les yeux en deux secondes.
Le lundi matin, trois minutes dans HubSpot : le CA du mois, les factures encore ouvertes, la prochaine action. Le vendredi, dix minutes pour traiter les exceptions remontées dans la semaine. Tout le reste va aux projets clients.
Je préfère être transparent : je monte ce système sur ma propre activité, en parallèle de mes projets clients. HubSpot tourne au quotidien, mon pipeline et mes suivis y vivent. Les briques paiement et relance s'ajoutent au fur et à mesure. Ce que je propose n'est pas un produit sur étagère : c'est la logique que j'éprouve sur ma propre boîte avant de la câbler sur la vôtre.
Vous êtes indépendant, artisan, TPE ou jeune société. L'administratif vous mange plus d'une heure par semaine et embaucher quelqu'un juste pour ça n'a pas de sens. Dites-moi où vous perdez le plus de temps : je vous montre, sur votre cas, comment je m'en occuperais.
Parler de votre cas